১। দরপত্র ০3 কপি প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব প্যাডে Computer প্রিন্টে দাখিল করতে হবে।
২। দরপত্রে উল্লেখিত মোট মূল্য অংকে ও কথায় লিখতে হবে। গানিতিক ক্রটির ক্ষেত্রে আইটেমের একক মূল্যকে মুল ভিত্তি ধরে শুধুমাত্র মোট মূল্য অথবা আইটেমের সংখ্যা সংশোধন করা হবে।
৩। আইটেম আসল, নতুন ও নৌবাহিনীর ব্যবহারের উপযোগী হতে হবে। আইটেম নৌবাহিনীর চাহিদা মোতাবেক না হলে নিজ খরচে ও নিজ দায়িত্বে বদলিয়ে পুনরায় কার্যাদেশে উল্লেখিত সময়ের মধ্যে সরবরাহ করে দিতে হবে।
৪। দরপত্র দাখিল করে দরপত্র খোলার পর বাতিল বা প্রত্যাহারের আবেদন করা হলে তা গ্রহণযোগ্য হবে না। ক্রয়াদেশ প্রদানের পূর্বে কোন সরবরাহকারী সর্বনিম্ন দরদাতা নির্বাচিত হওয়ার পর মালামাল সরবরাহে অপারগতা প্রকাশ করিলে কিংবা দরপত্র প্রত্যাহারের আবেদন করিলে FO-১/২০১৩ অনুচ্ছেদ ৩৮ অনুযায়ী তাহার প্রদত্ত দরের সর্বোচ্চ ৫% জরিমানা আরোপ করা হবে। ক্রয়াদেশ প্রদানের পর মালামাল সরবরাহে অপারগতা প্রকাশ করলে FO-১/২০১৩ অনুচ্ছেদ ৩৭ অনুযায়ী মোট মূল্যের উপর সর্বোচ্চ ১০% পর্যন্ত জরিমানা আরোপ করা হবে।
৫। আইটেমটি নিদিষ্ট সময়ের মধ্যে সরবরাহে ব্যর্থতার জন্য প্রতি মাস বা তার ভগ্নাংশের জন্য চুক্তি মূল্যের উপর এফও-০১/২০১৩ অনুচ্ছেদ ৩৬ মোতাবেক ক্রয়াদেশের মোট মূল্যের উপর প্রতিমাসে ১%-২% হারে সর্বোচ ১০% Liquidated Damage (LD) হিসাবে কর্তন করা হবে।
৬। দরপত্র সম্পর্কিত যদি কোন Confusion থাকে, সে ক্ষেত্রে দরপত্র দাখিলের পূর্বে বিষয়টি সম্পর্কে নিশ্চিত করতে হবে এবং দরপত্র দাখিলের পরে এই সম্পর্কিত কোন আপত্তি গ্রহণযোগ্য হবে না।
৭। গৃহীত Tender Offer সমূহে কেবল সর্ব নিম্নদরদাতাই Purchase Order পাবেন তা নিশ্চিত হওয়ার অবকাশ নেই। আইটেমের গুনাগুন, দর, Sample এর মান, গ্রহনযোগ্যতা, চলতি বাজার দর ইত্যাদি বিষয় বিবেচনা করে Technical Evaluation Committee (TEC) এর মূল্যায়নই চুড়ান্ত হিসেবে বিবেচিত হবে।
৮। Invitation For Tender (IFT) এবং Tender Specification (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে )এর সকল শর্তপূরণ না করলে দরপত্র বাতিল বলে গণ্য হবে।
৯। Tender এ অংশগ্রহন করে পরবর্তীতে কোন কারণে কালো তালিকাভুক্ত হলে জরিমানার পাশাপাশি জামানত বাজেয়াপ্ত করা হবে।
১০। দরপত্র খোলার সময় আংশিক Sample দাখিল এবং বিলম্বে Sample প্রদান সংক্রান্ত আবেদন গ্রহনযোগ্য নয়। পূর্ণসংখ্যক Sample দাখিল না করলে দরপত্র বাতিল বলে গণ্য হবে। (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে)
১১। সরবরাহকৃত আইটেম অবশ্যই কার্যদিবস চলাকালীন ১৪০০ ঘটিকার মধ্যে সরবরাহ করতে হবে।
১২। টেন্ডার খোলার দিনে সরবরাহকারী নিজে অথবা প্রতিনিধিগণ স্বশরীরে উপস্থিত থাকতে হবে। উপস্থিতির অভাবে কোন প্রশ্নের উত্তর না পাওয়ায় দরপত্র বাতিল হওয়ার সম্ভাবনা থাকবে।
১৩। বিদেশ থেকে Sample আনায়নের ক্ষেত্রে সরবরাহকারী নিজ দায়িত্বে সমুদ্র বন্দর/বিমানবন্দর হতে Sample খালাসের ব্যবস্থা করবেন। Sample খালাশ সংক্রান্ত কোন আবেদন গ্রহনযোগ্য নয়।
১৪। দরপত্রের সাথে প্রযোজ্য ক্ষেত্রে Specification অনুযায়ী OEM/OEM মনোনীত পরিবেশক কর্তৃক প্রদত্ত সনদসহ অন্যান্য সনদ ও ডকুমেন্ট সংযুক্ত করতে হবে।
১৫। কর্তৃপক্ষ যে কোন দরপত্র, কার্যাদেশ/ক্রয়াদেশ আংশিক/সম্পূর্ণ গ্রহণ অথবা বাতিল করার ক্ষমতা সংরক্ষণ করেন।
১৬। কোন বির্নিদেশে ওয়ারেন্টি উল্লেখ না থাকলে, সে ক্ষেত্রে ওয়ারেন্টি নৌ পরিদর্শন সংস্থা/কমিটি কর্তৃক গ্রহণযোগ্যতা প্রদানের তারিখ হতে ১ বছর অথবা বিনির্দেশ মোতাবেক ওয়ারেন্টি দরপত্রে উল্লেখ করতে হবে।
১৭। দরপত্রের Validity কমপক্ষে ৬০ দিন পর্যন্ত থাকতে হবে। অল্টারনেটিভ প্যাটার্ন নাম্বারে দর প্রস্তাব করা হলে, OEM কর্তৃক নোটিফিকেশনের প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট প্রদান করতে হবে।
১৮। সকল দরপত্র প্রদানের ক্ষেত্রে নিম্নবর্ণিত তথ্যাদি উল্লেখ করতে হবে। (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে)
(ক) Brand. (খ) Model (গ) Name of manufacturer (ঘ) Country of manufacture.
(ঙ) Country of orgin (চ) Source of supply (ছ) Specification অনুযায়ী OEM/OEM distributor কর্তৃক প্রদও সনদ
১৯। Without Import Duty উল্লেখ করা না হলে, কোন সরবরাহকারী যদি Without Import Duty দরপত্র দাখিল করেন, সেক্ষেত্রে উক্ত দরপত্র বাতিল বলে গন্য হবে। আইটেমটি TAX/VAT ব্যতীত দরপত্র আহবান করা হলে বিদেশ হতে আমদানী করার ক্ষেত্রে নিম্নবর্ণিত তথ্যাদি উল্লেখ করতে হবে।
(১) Name of Manufacturer
(২) Source of Supply / Principle
(৩) Port of Shipment
২০। নৌ বাহিনীর জন্য জাহাজযোগে আমদানিকৃত আইটেমের ক্ষেত্রে অধিনায়ক, এনএসডি চট্টগ্রাম এবং উড়োজাহাজ যোগে আমদানীকৃত আইটেমের জন্য ভারপ্রাপ্ত কর্মকর্তা, নৌ উপ-ভান্ডার ঢাকা কে Consignee করত: অরিজিনাল বিল অব লেডিং, ইনভয়েস, প্যাকিং লিস্ট , মোড অব পেমেন্ট (এলসি/টিটি/আইপি/সিপি) এর কপি (ব্যাংক কর্তৃক এনডোর্সমেন্ট করত:) এবং কান্ট্রি অব অরিজিন সার্টিফিকেট, ক্রয়াদেশ/চুক্তিপত্রের কপি কাস্টমস ক্লেয়ারেন্সের জন্য যথাসময়ে নৌ ভান্ডার চট্টগ্রাম / নৌ উপ-ভান্ডার ঢাকায় পেশ করতে হবে।।
২১। মোড অব পেমেন্ট (এলসি/টিটি/আইপি/সিপি) এ নেভাল স্টোরস ডিপো চট্টগ্রামের BIN নম্বর (০০২৩৪৯২৭৮-০৫০৩) এবং নৌ উপ-ভান্ডার ঢাকার BIN নম্বর (০০২৬৮৯৭৫৯-০১০১) উল্লেখ করা যেতে পারে।
২২। কাষ্টমস ক্লিয়ারেন্স এর জন্য আইজিএম এ আমদানিকৃত আইটেমের ওজন ও পরিমান চুক্তি/ক্রয়াদেশ মোতাবেক এবং এলসিতে Applicant হিসেবে চুক্তি/ক্রয়াদেশ মোতাবেক সরবরাহকারীর নাম থাকতে হবে। কাস্টমস ক্লিয়ারেন্স হওয়ার পর শিপিং এজেন্ট হতে দ্রুততম সময়ে ডেলিভারি অর্ডার আনায়নের জন্য সরবরাহকারীগণকে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ গ্রহণ করতে হবে।
২৩। আইটেমের মূল্যের উপর ভিত্তি করে সকল আইটেমের উপর /আইটেম ভিত্তিক ক্রয় আদেশ প্রদান করা হবে। সরবরাহকারী সকল আইটেম / স্ব স্ব আইটেমের উপর দরপত্র দাখিল করতে পারবে।
